MF1056_3 Gestión de eventos (150 horas)

UNIDAD FORMATIVA 1: UF0075 (90 HORAS)

1. El turismo de reuniones y su demanda de servicios especializados.

• El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica; situación y tendencias; el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano.
• Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda.
• Mecanismos de decisión. Impactos en los destinos y en sus restantes productos turísticos.
• Incorporación a la cadena turística de servicios considerados tradicionalmente como servicios a las empresas o no turísticos.
• Agentes turísticos específicos: organizadores profesionales de eventos, agencias de viajes especializadas y otros. Evolución.

2. Principales destinos turísticos nacionales e internacionales de turismo de reuniones.

• Factores que determinan la especialización de un destino para turismo de reuniones: imagen de marca, infraestructuras especializadas, capacidad de alojamiento, servicios especializados y oferta complementaria.
• Características y análisis comparativo de los principales destinos de turismo de reuniones a nivel nacional e internacional.

3. Los eventos, su tipología y su mercado.

• Tipología de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivo, exposiciones y ferias, eventos deportivos y otros.
• El concepto de evento.
• El mercado de eventos. Los promotores de eventos. Las entidades colaboradoras y los patrocinadores. Participantes y acompañantes.
• La gestión de eventos como función emisora y como función receptora.
• Fases del proyecto de un evento:
  • Planificación
  • Organización
  • Desarrollo
  • Evaluación final del evento.

4. El evento como proyecto: planificación, presupuestación y organización.

• Fuentes y medios de acceso a la información.
• Criterios de selección de servicios, prestatarios e intermediarios.
• Negociación con proveedores: planteamientos y factores clave. Aspectos renegociables.
• Infraestructuras especializadas para reuniones, actos y exposiciones.
• Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos:
  sesiones, presentaciones, descansos, comidas, ceremonias, espectáculos y exposiciones.
• Programación de la logística y de los recursos humanos.
• Programación de ofertas pre y post evento en función de la tipología de los participantes, tales como ponentes, delegados, acompañantes, comités organizadores y científicos.
• Gestión de espacios comerciales y de patrocinios.
• Presidencias honoríficas y participación de personalidades.
• Confección de cronogramas.
• Previsión de situaciones emergentes; planes de contingencia; planes de seguridad.
• Presupuestación del evento:
  • Presupuestos cerrados y presupuestos abiertos y sus características.
  • Aspectos financieros
  • Presupuestos y control presupuestario.
  • Análisis de costes.
  • Margen de beneficio.
  • Elaboración de escandallos.

5. Servicios requeridos en la organización de eventos.

• Servicios de alojamiento y restauración: Establecimientos. Tipos y características.
• Formas de servicios. Tarifas.
• Servicios y métodos de reproducción y proyección de imagen y sonido y de telecomunicaciones.
• Servicios, modalidades y tecnologías para la traducción, como interpretación de conferencias, traducción de cintas y locuciones o traducción escrita.
• Métodos y tecnologías de gestión y control de los accesos.
• Servicios y sistemas de montaje de stands y exposiciones.
• Secretaría técnica y secretaría científica.
• Servicios de animación cultural y producción de espectáculos.
• Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos:
  • El transporte aéreo regular. Principales compañías aéreas. Tipos de viajes
    aéreos. Tarifas. Procedimientos. Documentación. Operaciones charter y brokers aéreos.
  • El transporte en autocar. Autos de alquiler y traslados en automóvil.
  • Otros medios de transporte.
• Servicios de diseño, edición e impresión de materiales gráficos, audiovisuales y digitales.
• Empresas, servicios y funciones de las azafatas de congresos.
• Otros servicios requeridos en los eventos:
  • Los seguros de viaje y los contratos de asistencia en viaje. Tipos y coberturas. Formalización de pólizas y contratos.
  • Gestión de visados y otra documentación requerida para los viajes.
  • Los servicios de acompañamiento, asistencia y guía turística. Tipos.
  • Características y medios técnicos. Funciones. Normativa reguladora. Tarifas.
  • Los servicios de seguridad: tipos, procedimientos y medios.
  • Servicios de decoración y señaléctica.
  • Gabinete de prensa y comunicación.
  • Servicios de hospedaje y diseño de páginas web. Dirección a páginas web.
  • Correo electrónico. Boletines electrónicos.

6. Aplicaciones informáticas específicas para la gestión de eventos.

• Tipos y comparación.
• Programas a medida y oferta estándar del mercado.
• Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas on-line.

7. El evento como proyecto: organización.

• La organización del evento: Definición de funciones y tareas.
• Comités y secretarías: funciones y coordinación.
• Gestión de colaboraciones y patrocinios.
• Soportes y medios para ofrecer información del evento.
• Difusión del evento y captación de participantes.
• Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos. – Funciones y responsabilidades.
• Procedimientos e instrucciones de trabajo.

8. El evento como proyecto: dirección y control.

• Control de inscripciones.
• Control de cobros.
• Confirmaciones de inscripción, asignación de espacios en exposiciones y otrascomunicaciones a inscritos.
• Protección de datos personales.
• Documentación del evento.
• Procesos administrativos y contables.
• Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones.
• Coordinación.
• Evaluación de servicios y suministros.
• Formalización de contratos. Documentación.
• Supervisión y control del desarrollo del evento.
• Coordinación y recursos de comunicación, puntualidad en los actos, protocolo,seguridad, servicio técnico, reclamaciones, quejas, conflictos y otras situaciones emergentes.
• Documentos de control del evento.
  • Herramientas de evaluación.
  • Hojas de control.
  • Registros de indicadores.
  • Hojas de tomas de datos.
• El informe final del evento.
• Balances económicos.

UNIDAD FORMATIVA 2:  UF0076 (30 HORAS)

1. Comercialización de la oferta de gestión de eventos.

• La oferta de los destinos especializados.
• Vías y fórmulas de comercialización.
• La oferta de los organizadores de eventos. Marca corporativa e imagen
• Público objetivo.
• Canales de distribución. Soportes. Estrategias de distribución.
• Técnicas y estrategias de fidelización.
• Acciones y soportes promocionales.
• La oferta específica: características y presentación.
• Fuentes de información sobre eventos.

2. Comunicación, atención al cliente y técnicas de venta y negociación en la gestión de eventos.

• La comunicación interpersonal. Procesos. Barreras. Saber escuchar y preguntar.
• La comunicación no-verbal. La comunicación telefónica.
• Necesidades humanas y motivación. El proceso decisorio. Las expectativas delos clientes.
• Tipología de clientes.
• La atención al cliente. Actitud positiva y actitud pro-activa. La empatía. Losesfuerzos discrecionales.
• Los procesos de ventas. Fases de la venta y técnicas aplicables. La ventatelefónica.
• La negociación. Elementos básicos. La planificación de la negociación.Estrategias y técnicas.
• Tratamiento de reclamaciones, quejas y situaciones conflictivas. Procedimientos.Normativa.
• Normas deontológicas, de conducta y de imagen personal.

UNIDAD FORMATIVA 3: UF0043 (30 HORAS)

1. Eventos y protocolo.

• El concepto de protocolo
  • Origen
  • Clases
  • Utilidad
  • Usos sociales
• Clases de protocolo
  • El protocolo institucional tradicional.
  • El protocolo empresarial.
  • Protocolo internacional.
• Descripción de las razones y aplicaciones más habituales del protocolo en diferentes eventos.
• Aplicación de las técnicas de protocolo más habituales.
  • Precedencias y tratamientos de autoridades.
  • Colocación de participantes en presidencias y actos.
  • Ordenación de banderas.
• Aplicación de las técnicas más habituales de presentación personal.
• El protocolo aplicado a la restauración.
  • Selección de comedor.
  • Selección de mesas: únicas o múltiples.
  • Elementos de la mesa.
  • Servicio personal del plato.
  •  Decoración y presentación de la mesa.
  • La estética de la mesa.
  • Colocación protocolaria de presidencias y restantes comensales.
  • Conducción de comensales hasta la mesa.
  • Normas protocolarias en el momento del discurso y el brindis.
  • Normas protocolarias en el vino de honor, cóctel o recepción, buffet, desayuno de trabajo y coffee-break.