MF0987_3 Gestión de sistemas de información y archivo (120 horas)

UNIDAD FORMATIVA 1:  UF0347 (30 HORAS)

1. El Archivo. Concepto y finalidad.

• Clases de archivos.
  • Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto.
  • Por su contenido: público o privado.
  • Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo o definitivo.
  • Por el tipo de soporte utilizado: papel y electrónico.
• Sistemas de registro y clasificación de documentos.
  • Alfabético.
  • Numérico.
  • Alfanumérico.
  • Temático.
  • Geográfico.
  • Cronológico.
  • Otros.
• Mantenimiento del archivo físico.
  • Recursos materiales.
  • Infraestructura de archivo.
• Mantenimiento del archivo informático.
  • Métodos.
  • Unidades de conservación.
• Planificación de un archivo de gestión de la documentación.
  • Análisis de la estructura de la organización y el tipo de actividad, para fijar la estructura de archivo más adecuada.
  • Determinación de contenidos y tipo de documentos a archivar.
  • Sistemas de registro y codificación a implantar.
  • Clasificación de documentos y niveles de acceso y restricciones del personal.
  • Definición de las formas de acceso al archivo.
  • Normas de conservación de documentación obsoleta o histórica: destrucción, archivo definitivo…
  • Elaboración el Manual de Archivo, atendiendo a la normativa vigente, en relación con la calidad, uso y conservación de archivos.
  • Comunicación a los empleados los procedimientos de acceso.
• Los Flujogramas en la representación de procedimientos y procesos.
  • Concepto.
  • Características, tipos, simbología, diseño y elaboración.

2. Utilización y optimización de sistemas informáticos de oficina.

• Análisis de sistemas operativos.
  • Evolución, clasificación y funciones.
• Instalación y configuración de sistemas operativos y aplicaciones.
  • Controladores, parches y periféricos.
• Gestión del sistema operativo.
  • Gestión de procesos, memoria, ficheros, usuarios y recursos.
• Gestión del sistema de archivos.
  • Elementos, funciones y búsquedas.
• Exploración o navegación.
  • Barra de menú.
  • Barra principal.
  • Barra de dirección.
  • Panel Lateral.
  • Panel de visualización.
  • Barra de estado.
• Grabación, modificación e intercambio de información.
  • Documentos estáticos y dinámicos.
  • Vinculación e incrustación de información.
• Herramientas.
  • Compresión y descompresión.
  • Multimedia.
• Procedimientos para usar y compartir recursos.
  • Configuración de grupos de trabajo.
  • Protocolos de comunicación.
  • Servicios básicos de red.
• Optimización de los sistemas.
  • Entorno gráfico y accesibilidad.
• Técnicas de diagnóstico básico y solución de problemas.
  • Catálogo de incidencias.
  • Reproducción de incidencias y soluciones.
• Procedimientos de seguridad, integridad, acceso y protección de información.
  • Copias de seguridad y mecanismos alternativos.
  • Programas maliciosos.
• Normativa legal aplicable.
  • Propiedad intelectual.
  • Ley Orgánica de Protección de Datos.
  • Código de Comercio.

3. Implantación y transición de sistemas de gestión electrónica de la documentación.

• Organización y funcionamiento de los centros de documentación y archivo.
  • Determinación de los elementos que intervienen en un sistema informatizado de gestión documental.
• Ventajas e inconvenientes del soporte informático, frente a los soportes convencionales.
  • Desde el punto de vista de la seguridad.
  • Desde la óptica del uso la racional de los recursos.
  • Desde el punto de vista económico.
• Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas específicas.
  • Flujo Paralelo.
  • Flujo Secuencial.
  • Flujo Convergente.
  • Flujo Iterativo.
• Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación.
  • Determinación de los períodos de vigencia, atendiendo a los preceptos legales.
  • Codificación de documentos.
  • Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación: Manual de Archivo y clasificación de documentos.
  • Valoración de los documentos a conservar en soporte papel, de acuerdo con la normativa legal.
  • Establecimiento de niveles de seguridad (backup u otros medios), y de acceso a cada documento.
  • Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento, duración del archivo, expurgo y control de documentos, de acuerdo con la normativa vigente.
• Enfoques y Sistemas de Calidad en la gestión de la documentación.
  • UNE-ISO 15489.
  • Modelo EFQM de Excelencia.
  • Otras Normas.

UNIDAD FORMATIVA 2: UF0348 (90 HORAS)

1. Arquitectura y mantenimiento básico de equipos informáticos de oficina.

• Arquitectura básica de un ordenador: evolución, tipos, elementos y esquemas funcionales.
  • El hardware o soporte físico: unidad central de procesos, adaptadores, dispositivos de almacenamiento y periféricos.
  • Software o soporte lógico: del sistema, de aplicaciones específicas, otros.
• Utilización de Redes de área local.
  • Concepto de Red de Área Local: (Local Area Network).
  • Tipos de redes: ethernet, inalámbricas, ATM, otras.
• Instalación de componentes físicos de comunicaciones.
  • Líneas de acceso conmutado, dedicado u otras y equipos asociados.
• Procedimientos de mantenimiento preventivo.
  • Documentación.
  • Periodicidad.
  • Reposición de elementos fungibles.
  • Factores de riesgo.
  • Seguridad e Integridad de la información.
  • Documentación de averías.

2. Bases de datos relacionales no complejas.

• Concepto de sistema gestor de almacenamiento de datos.
  • Estructura.
  • Diccionario.
  • Administrador.
  • Lenguajes de programación: definición, manipulación y control.
• Planificación y diseño de un sistema gestor de base de datos.
  • Información a incorporar.
  • Estructura de la base de datos.
  • Estructura y nomenclatura de las tablas en función del contenido.
  • Control de redundancia de la información.
  • Determinación de administrador/res responsable/s del sistema.
  • Claves y niveles acceso a usuarios.
  • Restricción de datos: niveles de consulta, actualizaciones, generación de informes.
  • Sistemas y controles de seguridad: pérdida, modificación o destrucción fortuita de datos.

3. Búsqueda de la información en las bases de datos.

• Estructura y tipos de una base de datos.
  • Relacionales.
  • Documentales.
• Principales funciones de aplicaciones informáticas de gestión.
  • Funciones de base de datos.
  • Funciones matemáticas.
  • Funciones estadísticas.
  • Funciones de búsqueda y referencia.
  • Funciones de texto.
  • Funciones lógicas.
  • Funciones de información.
• Operaciones básicas de bases de datos en hojas de cálculo.
  • Ordenación.
  • Filtrado.
  • Validaciones.
  • Formularios.
  • Informes.
  • Subtotales.
  • Consolidaciones e informes de tablas y gráficos dinámicos.
  • Vinculación de hojas de cálculo u otro tipo de tablas con bases de datos.
• Comandos. Conceptos generales.
  • Comandos de manipulación y formato: ordenar, filtros, formularios, subtotales,…
  • Para el análisis de datos: auditoría, referencia circular, formato condicional, escenarios, tablas, buscar objetivos, tablas dinámicas,…
  • Comandos de utilidad: buscar, reemplazar, proteger, hipervínculo, validación,…
• Los gráficos. Conceptos generales.
  • Tipos de gráficos.
  • Asistente para gráficos.
  • Personalización.
  • Utilización de eje secundario.
• Sistemas gestores de bases de datos. Definición.
  • Tipos.
  • Funcionalidad.
  • Herramientas.
• Funcionalidades de simplificación de datos.
  • Formatos de presentación de la información: informes y formularios.

4. Búsquedas avanzadas de datos.

• Consultas. Elementos de lenguajes consulta de datos: SQL u otros.
  • Creación, desarrollo y personalización de formularios e informes avanzados.
  • Definición y tipos de formularios, creación y modificación de un formulario, autoformularios, subformularios y ventana de propiedades: emergente o modal.
  • Definición de Informe, secciones de un informe, creación y modificación de informes, autoinformes, introducción de cálculos y totales, subinformes y creación de etiquetas.
  • Introducción de imágenes y gráficos.
• Creación y uso de controles:
  • Concepto y tipos.
  • Controles calculados.
  • Asignación de acciones.
• Procesos de visualización e impresión de archivos, formularios e informes.
  • Modos de visualización: Formulario o Diseño.
  • Impresión de un formulario o informe: Vista Preliminar, Configurar página y Cuadro de diálogo. Imprimir.

5. Sistematización de acciones repetitivas en las bases de datos.

• Creación de macros básicas.
  • Concepto y propiedades de macro.
  • Asignación de macros a controles.
  • Creación de una macro con un grupo de macros.
  • Modificación de macros.
• Generación y exportación de documentos HTML u otros.
  • Generación de una página de acceso a datos con Autopágina.
  • Generación de una página de acceso a datos con un Asistente.
  • Importación y exportación de una tabla de un archivo HTML.
• Personalización del interfaz de usuario de sistemas gestores de bases de datos.
  • A nivel básico, avanzado y experto.